Recepção e Agendamento
Objetivo: Gestão completa do primeiro contato com o paciente, desde o cadastro até o agendamento de consultas e exames.
Cadastro de Pacientes
Pré-registro e registro completo
Tipos de Agendamento
Consultas, exames e cirurgias
Gestão de Agendas
Configuração e ferramentas
Convênios e Particulares
Diferentes modalidades
Fluxo de Cadastro e Agendamento
1. Pré-Registro
Dados básicos
→
2. Registro
CPF e dados completos
→
3. Agendamento
Consulta ou exame
→
4. Atendimento
Pronto para procedimentos
1. Cadastro de Pacientes
Importante: O sistema trabalha com três níveis de cadastro: Pré-registro, Registro e Atendimento.
Campos Obrigatórios por Nível
Pré-Registro
- Nome completo
- Telefone para contato
- Data de nascimento (estimada)
Uso: Agendamento rápido por telefone
Registro Completo
- * CPF (com validação)
- * Nome completo
- * Data nascimento
- * Nome da mãe
- * Celular (WhatsApp)
- * Endereço completo com CEP
Uso: Atendimento efetivo
Exemplo de Formulário de Registro
Processo de Cadastro
1
Buscar Paciente Existente
Pesquisar por nome, CPF ou telefone
Evitar duplicações desnecessárias
2
Escolher Tipo de Cadastro
- Pré-registro: Para agendamento rápido
- Registro: Para atendimento no dia
3
Preencher Dados Obrigatórios
Sistema valida CPF e outros campos
CEP busca endereço automaticamente
4
Salvar e Gerar Prontuário
Sistema gera número único
Paciente pronto para agendamento
Dica: Use pré-registro para agendamentos telefônicos e complete os dados quando o paciente chegar à clínica.
Campos Especiais e Validações
| Campo | Validação | Observação |
|---|---|---|
| CPF | Algoritmo de validação | Obrigatório para atendimento |
| CEP | Busca automática endereço | Complementar apenas número |
| Celular | Formato (XX) XXXXX-XXXX | Preferir WhatsApp |
| Formato válido | Para envio de laudos | |
| Nome da Mãe | Sem validação específica | Identificação secundária |
Recursos Automáticos: O sistema possui integração com Correios para busca de endereço por CEP e validação automática de CPF.
2. Tipos de Agendamento
Consultório
Consultas médicas regulares e retornos com os oftalmologistas da clínica.
- Consulta inicial
- Retorno
- Urgência
Exame Diagnóstico
Exames de imagem e diagnósticos especializados com posterior emissão de laudos.
- OCT
- Campimetria
- Retinografia
- Angiografia
Ambulatorial Cirúrgico
Procedimentos cirúrgicos realizados no centro cirúrgico da clínica.
- Catarata
- Pterígio
- Calázio
- Outros procedimentos
Processo de Agendamento de Consulta
1
Buscar ou Cadastrar Paciente
Localizar paciente existente ou criar novo registro
Verificar se dados estão completos
2
Selecionar Agenda Médica
Escolher o médico desejado
Verificar disponibilidade na agenda
3
Definir Detalhes do Atendimento
- Tipo: Consulta ou Retorno
- Convênio ou Particular
- Primeira vez na clínica
- Observações especiais
4
Confirmar Agendamento
Sistema envia confirmação WhatsApp
Imprimir comprovante se solicitado
08:00 - Disponível
08:30 - João Silva
09:00 - Disponível
09:30 - Disponível
10:00 - Maria Santos
10:30 - Disponível
Agendamento de Exames
Considerações Especiais:
- Tempo dos Exames: Sistema calcula automaticamente duração total
- Preparo: Alguns exames necessitam dilatação (20-30min extras)
- Múltiplos Exames: Podem ser agendados em sequência
- Horários Específicos: Respeitam configuração de cada equipamento
| Exame | Tempo Médio | Preparo |
|---|---|---|
| Biometria | 10 min | Não necessita |
| OCT | 20 min | Não necessita |
| Campimetria | 30 min | Não necessita |
| Angiografia | 45 min | Dilatação obrigatória |
| Retinografia | 15 min | Dilatação obrigatória |
Dica: Para pacientes com múltiplos exames, agende primeiro os que não precisam de dilatação.
Encaixes e Urgências
Função Encaixe:
Permite adicionar pacientes fora dos horários regulares da agenda.
1
Usar Função Específica
Não agendar em horário ocupado
Utilizar botão "Encaixe" na agenda
2
Justificar Motivo
Urgência médica, emergência, etc.
Comunicar ao médico sobre o encaixe
3
Gerenciar Expectativas
Informar sobre possível espera
Explicar que é atendimento extra
Limite: Máximo 2 encaixes por período para manter qualidade do atendimento.
3. Gestão de Agendas
Configuração de Agenda Médica
Parâmetros Básicos
- Especialidade: Oftalmologia
- Duração consulta: 30 min (padrão)
- Intervalo almoço: 12:00-13:00
- Máximo encaixes: 2 por período
Atividades Permitidas
- ☑ Consulta
- ☑ Retorno
- ☑ Exame
- ☑ Urgência
Flexibilidade: Agendas podem ser personalizadas por médico, incluindo horários especiais e tipos de atendimento.
Ferramentas de Gestão
| Ferramenta | Função | Como Usar |
|---|---|---|
| Mover Agendamento | Alterar horário | Arrastar e soltar ou função mover |
| Reagendar em Lote | Múltiplos horários | Selecionar vários e aplicar nova data |
| Bloqueios | Indisponibilizar horários | Congressos, férias, reuniões |
| Lista de Espera | Gerenciar interessados | Notificar quando houver vaga |
| Assistente Agendamento | Sugestões automáticas | Próximos horários disponíveis |
Dica: Use bloqueios para marcar períodos de indisponibilidade e evitar agendamentos indevidos.
Lista de Espera e Notificações
Funcionamento da Lista de Espera:
- Pacientes cadastrados para horários específicos
- Notificação automática quando surge vaga
- Priorização por ordem de cadastro
- Confirmação necessária em 24h
WhatsApp Automático:
- Confirmação de agendamento
- Lembrete 1 dia antes
- Notificação de vaga disponível
- Alterações de horário
Configuração: WhatsApp deve estar corretamente configurado no sistema para funcionar automaticamente.
4. Convênios e Particulares
Atendimento Particular
- Agendamento direto
- Valores da tabela própria
- Pagamento no dia ou antecipado
- Flexibilidade de horários
Atendimento Convênio
- Verificar carteirinha
- Validar autorização se necessário
- Coparticipação quando aplicável
- Documentação específica
Informações Necessárias por Tipo
| Tipo | Informações Obrigatórias | Documentos |
|---|---|---|
| Particular | Dados pessoais completos | RG, CPF |
| Unimed | Carteirinha + validade | Cartão Unimed + documento |
| IPE Saúde | Carteirinha + plano | Cartão IPE + documento |
| CASSI | Autorização prévia | Guia CASSI + documento |
Importante: Sempre verificar validade da carteirinha e situação do plano antes de confirmar agendamento.
Casos Especiais
Segunda Via Receita
Procedimento especial para reemissão de receitas
- Tipo: Externo/Particular
- Valor fixo definido
- Não requer consulta
Venda de Lentes
Sistema de adiantamento para lentes
- Controle de estoque
- Pagamento antecipado
- Entrega posterior
Consulta + Exames
Pacientes que fazem consulta e exames no mesmo dia
- Mapeamento de retina
- Tonometria (>40 anos)
- Lançar separadamente
Boas Práticas da Recepção
Atendimento Telefônico
- Identificar-se e à clínica
- Confirmar dados do paciente
- Explicar procedimentos quando necessário
- Confirmar agendamento por WhatsApp
- Orientar sobre documentos necessários
Atendimento Presencial
- Receber com cordialidade
- Verificar documentos
- Atualizar dados se necessário
- Orientar sobre tempo de espera
- Comunicar mudanças de horário
Dica de Ouro: Sempre confirmar agendamentos por WhatsApp e manter dados atualizados para melhorar a comunicação com pacientes.
Fluxo Diário da Recepção
- Início do dia: Verificar agenda, confirmar atendimentos
- Recepção: Confirmar chegadas, atualizar status
- Agendamentos: Novos agendamentos, remarcações
- Documentação: Conferir e anexar documentos
- Comunicação: Avisos, alterações, confirmações
- Final do dia: Organizar agenda do dia seguinte