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Centro de Treinamento

Gestão de Compras e Estoque

Visão Geral: Este módulo aborda o processo completo de compras, desde a solicitação até o recebimento, incluindo cotações e controle de estoque.

Solicitação de Compra

Início do processo

Cotação

Comparação de preços

Ordem de Compra

Formalização do pedido

Recebimento

Entrada de mercadorias

Fluxo Completo do Processo

1. Solicitação

Requisição interna

2. Cotação

Comparar fornecedores

3. Ordem de Compra

Pedido formal

4. Recebimento

Entrada no estoque

Nota: Para compras diretas com fornecedores já negociados, é possível pular a etapa de cotação e gerar a ordem de compra diretamente da solicitação.

Solicitação de Compra

Criando uma Solicitação

  1. Acesse Compras > Solicitação de Compra
  2. Clique em Incluir
  3. Preencha os campos obrigatórios:

Local de Estoque

Selecione o destino (Ex: Farmácia Central, Almoxarifado)

Data de Entrega

Previsão de quando precisa receber

Centro de Custo

Setor que está solicitando

Incluindo Itens

  1. Clique em Incluir Item
  2. Busque o produto (use % no início para busca parcial)
  3. Verifique o saldo em estoque no painel lateral
  4. Informe a quantidade necessária
  5. Confirme - o sistema preencherá automaticamente:
    • Natureza orçamentária
    • Natureza financeira
    • Centro de custo

Dica: Para compras recorrentes, você pode copiar uma solicitação anterior usando o botão "Copiar Movimento"

Processo de Cotação

Quando Usar Cotação

Com Cotação Compra Direta
Produtos novos ou sem fornecedor definido Fornecedor já negociado
Necessidade de comparar preços Preços tabelados/acordados
Compras eventuais Compras recorrentes

Criando uma Cotação

1

Iniciar Cotação

Em Compras > Cotação, clique em Incluir

Defina data limite e responsável

2

Selecionar Solicitações

Marque as solicitações pendentes

Pode agrupar várias em uma cotação

3

Escolher Fornecedores

Selecione mínimo 2 fornecedores

Sistema sugere baseado no produto

4

Comunicar Fornecedores

Envie por e-mail ou gere PDF

Inclui prazo e condições

Registrando Orçamentos

  1. Acesse a cotação em andamento
  2. Clique em "Registrar Orçamento"
  3. Para cada fornecedor, informe:
    • Preço unitário
    • Data de entrega prevista
    • Condições de pagamento
    • Tipo de frete
  4. Status muda automaticamente para "Cotado"
  5. Use as setas para navegar entre fornecedores

Após registrar todos os orçamentos:

  1. Clique em "Quadro Comparativo"
  2. Sistema indica automaticamente o vencedor (menor preço)
  3. Visualize lado a lado:
    • Preços de cada fornecedor
    • Prazos de entrega
    • Condições de pagamento
    • Valor total da compra
  4. Opção de imprimir relatório comparativo
Próximo Passo: Com o vencedor definido, clique em "Gerar Ordem de Compra" diretamente do quadro comparativo

Ordem de Compra

Gerando Ordem de Compra

Via Cotação

Gerada automaticamente após definir vencedor

Preços e condições já preenchidos

Compra Direta

Da solicitação direto para ordem

Necessário informar fornecedor e preços

Compra Direta - Passo a Passo

  1. Na solicitação aprovada, clique em "Gerar Ordem de Compra"
  2. Informe:
    • Fornecedor
    • Data de entrega
    • Condição de pagamento
    • Valores dos produtos
  3. Sistema gera número sequencial da ordem
  4. Opção de imprimir/enviar ao fornecedor

Compras de Uso e Consumo

Para materiais que não afetam estoque (material de escritório, café, etc.):

  1. Acesse diretamente Compras > Ordem de Compra
  2. Inclua nova ordem marcando "Uso e Consumo"
  3. Local de estoque será apenas informativo
  4. Não gerará movimentação de estoque
Importante: Mesmo sem afetar estoque, gera título a pagar no financeiro

Recebimento de Mercadorias

Processo de Recebimento

  1. Localize a ordem de compra pendente
  2. Clique em "Receber"
  3. Selecione o tipo:
    • Nota Fiscal de Entrada: Afeta estoque
    • Nota Fiscal de Uso e Consumo: Não afeta estoque
    • Nota Fiscal de Ativo: Para imobilizado

Registrando a Nota Fiscal

1

Dados da Nota

Número, data de emissão, valor total

2

Conferir Itens

Quantidades, valores, lotes

3

Informar Lotes

Para produtos com controle

4

Confirmar Pagamento

Validar condições financeiras

Recebimento Parcial

Quando o fornecedor entrega quantidade menor que o pedido:

  1. Informe a quantidade recebida (ex: pedido 500, recebido 250)
  2. Sistema perguntará sobre "Faturamento Parcial"
  3. Confirme para manter o restante em aberto
  4. Ordem permanece pendente para receber o saldo

Dica: Use "Refazer Totalização" após alterar quantidades para atualizar valores

Após o Recebimento

Estoque

Saldo atualizado automaticamente

Disponível para movimentação

Financeiro

Título a pagar gerado

Com vencimento conforme condição

Rastreabilidade

Todo histórico disponível

Da solicitação ao pagamento

Rastreabilidade e Controles

Visualizando o Histórico Completo

Em qualquer movimento, clique no ícone de rastreabilidade para ver:

  • Solicitação Original: Quem pediu, quando, quantidade
  • Cotação: Fornecedores consultados, preços
  • Ordem de Compra: Número, data, aprovações
  • Recebimentos: Parciais ou totais, datas
  • Financeiro: Títulos gerados, pagamentos
Benefício: Não é necessário navegar tela por tela - tudo está conectado e acessível em um clique

Previsões no Financeiro

O sistema gerencia dois tipos de lançamentos financeiros:

Tipo Quando Ocorre Características
Previsão Ao gerar ordem de compra Apenas visualização, não permite baixa
Título Efetivo Ao receber nota fiscal Permite pagamento e baixa normal

Dicas e Boas Práticas

Organizando as Telas

  • Personalize colunas: Arraste para reordenar ou ocultar informações desnecessárias
  • Use filtros: Por data, fornecedor, status para localizar rapidamente
  • Salve layouts: Configure uma vez e mantenha sua visualização preferida

Fluxo Otimizado

Resumo do Processo

Com Cotação:

Solicitação → Cotação → Comunicar Fornecedores → Registrar Orçamentos → Quadro Comparativo → Ordem de Compra → Recebimento

Compra Direta:

Solicitação → Ordem de Compra → Recebimento

Uso e Consumo:

Ordem de Compra → Recebimento (sem afetar estoque)