Nota Fiscal
Processo Completo
Fluxo do atendimento à NF
Geração de NF
Passo a passo detalhado
NF para Convênios
Fluxo diferenciado
Integração Financeira
Lançamentos automáticos
Processo Completo de Nota Fiscal
Comparação: Processo Atual vs. Processo Futuro
| Etapa | Processo Atual (Temporário) | Processo Futuro (Após Homologação) | Status |
|---|---|---|---|
| 1. Atendimento | Registro normal no sistema | Registro normal no sistema | Operacional |
| 2. Geração NF | Manual - Copiar dados para site prefeitura | Automático - Botão "Gerar NF" no sistema | Temporário |
| 3. Envio | Site da prefeitura | Direto do sistema TOTVS | Em homologação |
| 4. E-mail ao Cliente | Manual | Automático após autorização | Pendente |
| 5. Arquivo XML/PDF | Download manual e anexar | Anexado automaticamente | Pendente |
Fluxo Visual do Processo
Geração de Nota Fiscal
Processo Manual Temporário
-
Acessar o Financeiro
Localizar a conta do paciente que foi recebida no caixa
-
Copiar Informações
Dados do paciente, valores e descrição dos serviços
-
Acessar Site da Prefeitura
Entrar com login e senha da clínica
-
Preencher Formulário
Transcrever todos os dados copiados do sistema
-
Emitir e Baixar
Gerar NF, baixar XML e PDF
-
Anexar no Sistema
Voltar ao TOTVS e anexar arquivos ao atendimento
-
Enviar por E-mail
Encaminhar manualmente para o paciente
Processo Automatizado (Após Homologação)
Localizar Conta
Financeiro → Contas Recebidas → Selecionar
Gerar NF
Clicar no botão "Gerar Nota Fiscal"
Envio Automático
Sistema envia para prefeitura e aguarda retorno
Confirmação
NF autorizada, e-mail enviado ao cliente
Nota Fiscal para Convênios
Fluxo Diferenciado para Convênios
1. Origem Diferente
NF gerada a partir do faturamento, não do caixa
2. Agrupamento
Múltiplos atendimentos em uma única NF
3. Prazo
Emissão conforme fechamento do convênio (mensal)
4. Destinatário
CNPJ do convênio, não CPF do paciente
- Fechamento do Faturamento: Geralmente mensal, conforme contrato
- Geração do Lote: Sistema agrupa todos os atendimentos do período
- Conferência: Validar valores com relatório de produção
- Emissão da NF: Uma nota para todo o lote
- Envio: Para o setor financeiro do convênio
- Acompanhamento: Vinculação automática ao título a receber
Localização de NF de Convênios
| Local | Caminho no Sistema | Informações Disponíveis |
|---|---|---|
| Por Faturamento | Faturamento → Lotes → Selecionar → NF | Número NF, data, valor total |
| Por Paciente | Cadastro Paciente → Histórico → Faturamentos | Atendimentos incluídos no lote |
| Por Período | Relatórios → Notas Fiscais → Filtrar período | Todas as NFs emitidas |
Integração Financeira
Fluxo Financeiro Completo
Benefícios da Integração
Automatização
Lançamentos automáticos no financeiro após emissão da NF
Rastreabilidade
NF vinculada ao atendimento e ao recebimento
Relatórios
Dashboards com faturamento em tempo real
Arquivo OFX
Importação automática dos extratos bancários
Configurações Necessárias
- CNPJ e Inscrição Municipal atualizados
- Certificado digital A1 instalado
- Regime tributário configurado
- Alíquotas de ISS parametrizadas
- WebService configurado com endpoints da prefeitura
- Usuário e senha de integração
- Testes em ambiente de homologação
- Liberação para produção
Casos Especiais
Notas Avulsas
| Tipo | Quando Usar | Como Processar |
|---|---|---|
| Prefeitura | Atendimentos via contrato municipal | NF mensal com relatório de produção |
| Contratos Empresariais | Exames ocupacionais | Agrupar por empresa e período |
| Devolução | Cancelamento de procedimento | Nota de crédito referenciando original |
| Substituição | Erro na emissão | Cancelar e reemitir em até 24h |
Cronograma de Implantação
Início dos Testes
Homologação com prefeitura
Ajustes
Correções e parametrizações
Go Live
Início da operação integrada
Pendências para Go-Live
Perguntas Frequentes
O cancelamento deve ser feito em até 24 horas após a emissão:
- Localizar a NF no sistema
- Clicar em "Cancelar"
- Informar motivo do cancelamento
- Sistema envia cancelamento para prefeitura
- Aguardar confirmação (até 15 minutos)
Após 24h: Necessário emitir nota de devolução
Opções disponíveis:
- Reenviar pelo sistema: Localizar NF → Ações → Reenviar e-mail
- Imprimir segunda via: Gerar PDF e entregar pessoalmente
- WhatsApp: Baixar PDF e enviar (após autorização do cliente)
- Verificar cadastro: Confirmar se o e-mail está correto
A numeração é controlada automaticamente:
- RPS (Recibo Provisório): Numeração sequencial interna
- Número da NF: Atribuído pela prefeitura após autorização
- Série: Sempre será "1" para serviços de saúde
- Gaps na numeração: Normal em caso de cancelamentos
- ✅ Todos os atendimentos particulares
- ✅ Procedimentos pagos por convênios
- ✅ Exames e cirurgias
- ❌ Atendimentos SUS (isentos)
- ❌ Cortesias autorizadas (registrar motivo)